Terugkerende facturatie voor bureaus, met scope die je klant kan zien
Terugkerende facturatie voor bureaus is de makkelijke helft. Doorst.app doet ook de andere helft: elke klant krijgt een eigen portaal waarin staat wat er deze periode is opgeleverd, en de factuur gaat vanuit je eigen Moneybird, Mollie of Stripe.
Geen creditcard nodig · Factureert vanuit je eigen Moneybird, Mollie of Stripe
De terugkerende factuur zelf is een opgelost probleem. Elk boekhoudpakket kan elke maand op dezelfde dag hetzelfde bedrag versturen, en Moneybird doet dat prima. Waar een retainer op sneuvelt is de andere helft: er staat geen scope in, de klant ziet niet wat er deze maand precies gebeurd is, en drie maanden later zegt hij op met "we merken er eigenlijk weinig van". Doorst.app factureert de retainer en bewijst hem. Dezelfde factuur, plus een portaal waarin het werk staat waarvoor die factuur is.
Wat er misgaat als je het met de hand doet
Drie dingen, en ze komen alle drie terug zodra je meer dan een handvol klanten op een retainer hebt.
Je zit achter je eigen geld aan
De factuur van de eerste van de maand staat er op de twaalfde nog open. Je stuurt een appje, je voelt je vervelend, en de volgende maand gebeurt precies hetzelfde. Achter je eigen retainer aan bellen is het duurste onbetaalde werk in je bureau.
Je typt alles twee keer over
Nieuwe klant erbij: aanmaken in je boekhouding, aanmaken in je projecttool, bedrag ergens in een spreadsheet, herinnering in je agenda voor de opzegdatum. Vier plekken die uit elkaar kunnen gaan lopen, en dat doen ze ook.
Je klant ziet niets
Jij weet dat je deze maand vier dingen hebt opgeleverd. Je klant weet dat hij 950 euro betaald heeft. Die twee komen alleen bij elkaar als je er een mail met een opsomming bij schrijft, en dat is precies wat je vergeet in de drukke maanden.
Alle drie hebben dezelfde oorzaak: het abonnement bestaat alleen in jouw hoofd en in je boekhouding, en nergens op een plek waar je klant kan kijken.
Van retainer naar een abonnement dat zichzelf factureert
Je maakt een pakket
Naam, omschrijving, bedrag, valuta en interval: tweewekelijks, maandelijks, per kwartaal of per jaar. Optioneel zet je erbij hoeveel aanvragen deze klant tegelijk mag laten lopen. Dat is je scope, in een getal, en je klant ziet het staan.
Je klant gaat akkoord
De klant opent zijn portaal, ziet het pakket en start het abonnement zelf. Werk je met een akkoordtekst, dan zet je die aan: je klant typt zijn naam onder de tekst die jij zelf schrijft en vinkt akkoord aan, en pas daarna start het abonnement. Staat die eis uit, dan start hij direct.
De eerste factuur komt uit jouw eigen administratie
Doorst.app maakt en verstuurt de factuur in je eigen Moneybird-administratie, of op je eigen Mollie of Stripe account. Jouw nummerreeks, jouw huisstijl, jouw boekhouding. Je klant betaalt op de betaalpagina die daarbij hoort, met de online betaalmethodes die je zelf hebt aanstaan, zoals iDEAL en Bancontact.
Daarna gaat het vanzelf
Elke periode maakt Doorst.app de volgende factuur aan in dezelfde administratie en stuurt hem naar dezelfde ontvanger. Een webhook zet het abonnement op actief, te laat of gepauzeerd zodra je betaalprovider dat doet, dus de status in je dashboard is de status bij je provider. De btw wordt per klant bepaald: standaard 21%, of 0% met btw verlegd bij een geldig, via VIES gecontroleerd EU-btw-nummer buiten Nederland.
Het werk staat op het bord
Elke klant heeft een Kanban-bord onder zijn eigen abonnement. Wat er die periode binnenkomt, in behandeling is en opgeleverd is, staat er in kolommen. Dat is de helft die je factuur nooit laat zien, en het is de reden dat de vraag "wat doen jullie eigenlijk voor ons?" niet meer gesteld wordt.
Eén ding expliciet, want dit is de vraag die je gaat stellen: Doorst.app incasseert niet zelf. We versturen elke periode een nieuwe factuur met een betaalpagina, we laten je klant geen SEPA-machtiging afgeven. Wil je echte automatische incasso, dan regel je die in je eigen Moneybird of Mollie, waar je machtigingen al staan. Incasso vanuit Doorst.app zelf staat op de roadmap, maar hij is er vandaag niet, en we gaan niet doen alsof.
Scope zonder ruzie: een getal in plaats van een gevoel
De ruzie over een retainer gaat bijna nooit over geld. Hij gaat over "ik dacht dat dit erbij zat". Je lost dat niet op met een strengere mail achteraf, je lost het op met een grens die zichtbaar is voordat het werk begint.
Een limiet op wat er tegelijk loopt
Per pakket stel je in hoeveel aanvragen een klant tegelijk open mag hebben staan. In zijn portaal staat een teller met hoeveel van zijn aanvragen er open zijn. Zit hij aan de limiet, dan kan hij pas een nieuwe indienen als er een is afgerond, of hij stapt over naar een groter pakket. Laat je het veld leeg, dan is er geen limiet. Let op: het is een limiet op wat er tegelijk loopt, geen maandtegoed dat elke maand opnieuw volloopt, en ook geen strippenkaart in uren.
Pauzeren in plaats van opzeggen
Je bepaalt zelf welke pauzeperiodes je aanbiedt en of een klant zelf mag pauzeren. Een klant die het even te druk heeft, drukt op pauze in plaats van op opzeggen. De facturatie stopt en pakt de draad op de afgesproken datum vanzelf weer op.
Omhoog en omlaag, zonder rekensom
Wisselt een klant van pakket, dan gaat de wissel in aan het einde van de lopende periode. Geen verrekening naar rato, geen creditfactuur, geen dubbele afschrijving in dezelfde maand. Hij maakt de periode af die hij al betaald heeft en start daarna op het nieuwe bedrag.
Je zet zelf aan wat je klanten mogen: alleen pauzeren, alleen stoppen, allebei of geen van beide. Stopt iemand toch, dan vragen we waarom, en dat antwoord komt bij jou terecht in plaats van dat het verdwijnt.
Facturatiepakket, de abonnementenmodule van je boekhouding, of Doorst.app
Er zijn grofweg drie manieren om je retainer elke periode gefactureerd te krijgen, en twee daarvan zijn prima. Wat ze precies doen verschilt per leverancier en per pakket, dus controleer het bij je eigen pakket: dit is de grove verdeling, geen productblad.
Terugkerende factuur automatisch versturen
- Los facturatiepakket
- Abonnementenmodule van je boekhouding
- Doorst.app
Factuur in je eigen administratie, eigen nummerreeks
- Los facturatiepakket
- Vaak apart bijboeken
- Abonnementenmodule van je boekhouding
- Doorst.app
iDEAL en Bancontact op de betaalpagina
- Los facturatiepakket
- Verschilt per pakket
- Abonnementenmodule van je boekhouding
- Als je die aan hebt staan
- Doorst.app
- Via je eigen betaalmethodes
Btw en btw verlegd binnen de EU
- Los facturatiepakket
- Verschilt per pakket
- Abonnementenmodule van je boekhouding
- Doorst.app
- Via VIES gecontroleerd
Automatische incasso met machtiging
- Los facturatiepakket
- Verschilt per pakket
- Abonnementenmodule van je boekhouding
- Vaak wel
- Doorst.app
Klantportaal onder jouw naam
- Los facturatiepakket
- Abonnementenmodule van je boekhouding
- Soms, gericht op facturen
- Doorst.app
Wat er deze periode geleverd is, zichtbaar voor de klant
- Los facturatiepakket
- Abonnementenmodule van je boekhouding
- Doorst.app
Klant dient zelf aanvragen in
- Los facturatiepakket
- Abonnementenmodule van je boekhouding
- Doorst.app
Klant pauzeert, wisselt of stopt zelf
- Los facturatiepakket
- Abonnementenmodule van je boekhouding
- Meestal niet
- Doorst.app
Vanaf 15 euro per maand, per bureau
Je betaalt per bureau, niet per gebruiker: een onbeperkt aantal teamleden op elk pakket. Bedragen zijn exclusief btw. De transactiekosten van iDEAL of Bancontact betaal je aan je eigen Mollie, Moneybird of Stripe, precies zoals nu.
De volledige vergelijking van de pakketten, inclusief een eventueel lopend aanbod, staat op onze prijzensectie.
Wanneer je Doorst.app niet nodig hebt
Vier gevallen waarin je beter af bent met iets anders. Ze staan er echt, niet zachter opgeschreven om de pagina mooier te maken.
- Je wilt alleen een periodieke factuur, geen klantportaal. Dan is de abonnementenmodule van je boekhoudpakket genoeg. Hij staat er al, hij kost je waarschijnlijk niets extra, en hij doet precies dit. Doorst.app verdient zich pas terug op het moment dat je klant een plek nodig heeft om te kijken.
- Je wilt echte automatische incasso, vandaag. Doorst.app laat zelf geen SEPA-machtiging afgeven en incasseert niet automatisch. Draait jouw hele cashflow op incasso, regel dat dan in je eigen Moneybird of Mollie, of wacht tot wij het ingebouwd hebben.
- Je verkoopt uren of een strippenkaart. Doorst.app rekent per pakket af, niet per uur. Je kunt er wel uren op taken schrijven, en je ziet per klant hoeveel uur er deze factuurperiode op is gegaan, maar dat getal stuurt de factuur niet aan en er is geen tegoed dat leegloopt.
- Je wilt ook de beheerkant in het Nederlands. Het klantportaal, dus wat je klant ziet, is er in het Nederlands. De beheerkant, waar jij en je team werken, is vandaag Engels. Meer talen staan op de roadmap.
Veelgestelde vragen
Ja, dat is precies het idee. Doorst.app maakt en verstuurt de factuur in jouw eigen Moneybird-administratie, met jouw nummerreeks, jouw huisstijl en jouw contact- en btw-gegevens. Je boekhouding blijft waar hij is en je hoeft niets over te typen. Factureer je liever via Mollie of Stripe, dan kan dat ook.
Eerlijk antwoord: Doorst.app incasseert niet zelf. Wij maken elke periode een nieuwe factuur aan in je eigen administratie en sturen die met een betaalpagina naar je klant, waar hij betaalt met de online betaalmethodes die je zelf hebt aanstaan, zoals iDEAL of Bancontact. Zodra hij betaalt, zet de webhook de status meteen om. Wil je echte automatische incasso met machtiging, dan regel je die in je eigen Moneybird of Mollie. Incasso vanuit Doorst.app zelf staat op de roadmap.
Per pakket stel je in hoeveel aanvragen een klant tegelijk open mag hebben staan. In zijn portaal ziet hij een teller met hoeveel van zijn aanvragen er open zijn. Zit hij aan de limiet, dan kan hij pas een nieuwe indienen als er een is afgerond, of hij stapt zelf over naar een groter pakket. Laat je het veld leeg, dan geldt er geen limiet. Let op: het is een limiet op wat er tegelijk loopt, geen strippenkaart in uren.
Ja. Een pakket kan tweewekelijks, maandelijks, per kwartaal of per jaar factureren, en je kunt per klant een ander pakket gebruiken. Doorst.app rekent de vervolgperiode zelf door en koppelt elke factuur aan de periode die hij dekt, ook als de dagelijkse verwerking een dag later draait.
Ja. Het factuurnummer komt uit je eigen administratie, niet uit Doorst.app: bij Moneybird kent Moneybird het nummer toe in je eigen doorlopende reeks, bij Mollie en Stripe gebeurt dat op je eigen account. Voor je boekhouder verandert er dus niets aan de nummering, en je krijgt geen tweede reeks naast je bestaande.
Zet je eerste retainer deze week om in een abonnement
Maak je werkruimte aan, koppel je Moneybird, Mollie of Stripe en nodig je eerste klant uit. Gratis te proberen, geen creditcard.